事務所移転

事務所移転するのにやることリストをまとめてみた!

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こんにちは、加奈子です。今回は事務所移転のときに、やることをリストにまとめてみました。
移転の時は面倒な手続きが多くて、手続き漏れが出やすいからリストアップはしておきましょう!

事務所移転のやることリスト

個人の引っ越しでさえやることが多くて大変で、手続き漏れが出てしまったりします。
でも個人ならインターネット環境が整うのが数日遅れても、問題ありません。

ただ事務所の移転でこれをやってしまうと、仕事に支障がでてしまったり、取引先に迷惑をかけて
しまったりします。きちんとやることリストを作成して、手続き漏れ・準備漏れのないようにし
ましょう。

調べてみたデータと元に、事務所移転のやることリストをまとめてみると、現在の事務所に関する
やることリスト、新しい事務所に関するやることリスト、内装業者や家具メーカーに関するやるこ
とリスト、引っ越し業者に関するやることリストの4つに分けられることがわかりました。

やることを全体で考えると、とても多いのですがジャンル分けすると1ジャンル15項目くらいに
なります。これなら手続き漏れ・準備漏れは、なくなりますね。ジャンルごとに手続きを進めて
いくと混乱しないで済みますよ。

今の事務所に関するやることリスト

今の事務所に関するやることリストは、移転手続きの中で一番少ないです。
簡単にすることが多いので、速めに終われせてしまいましょう。

今の事務所に関することでやることは、解約予告の時期を確認する、原状回復の条件と費用、
預託金の返還時期を確認する、移転に関する業者の選択ができるかチェック、新しい事務所に
入居できる時期の確認、移転後どこまで現状を回復させられるか、業者の手配とスケジュール、
費用の確認です。

具体的な手続きなどよりも確認事項が多いですね。移転の下準備を固めることでのちのち楽になる
ので、この段階は丁寧に行ってください。

新しい事務所に関するやることリスト

今の事務所でやることが終わったら、新しい事務所に関するやることをこなしてください。
この段階が一番面倒なので、毎日少しづつ片付けていきましょう。

まず新しい事務所のテナント探しをします。立地条件の確認、社員の通勤時間や費用の増減確認、
最寄駅からの所有時間、銀行、郵便局、役所などの場所確認、飲食店、商業施設があるか、ほか
にも似たような条件でいいテナントはないか、賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金・
預託金などのコストの確認をしてください。

次に移転のスケジュールを立てます。
社員へ移転契約の説明、引っ越し業者の決定、内装業者の決定、電話・FAXの専門業者の決定、
OA機器移設の専門業者の決定、概算費用の計算などです。

ここまでが済んだら、新しい事務所の具体的なことを決めていきます。
業者はネットで口コミをチェックしてから、決めましょう!

新しい事務所の環境を整えよう

今の事務所でやること、新しい事務所移転のためにやることを済ませたら、新しい事務所で
具体的にやることに取り掛かってください。

事務所を移転した場合に規模が大きくなるなら、使用人数の決定・確認、事務所のレイアウト決定、
一人当たりの使用面積、受付・会議室・応接室などの決定、収納及びリフレッシュスペース、
新規什器備品・OA機器の購入検討、内装工事見積などです。

また事務所が移転することを案内しないといけません。
連絡漏れがないように、こちらもやることリストに沿って進めていくといいわよ!

案内文作成、送付先リスト作成、印刷の発注、あて名書き、発送時期の検討、発送するという流れです。
新しい事務所の具体的なことは、一緒に働いている人からリクエストをとるといい条件の事務所が作れ
ます。

新しい事務所の内装業者や引っ越し業者のやることリスト

新し事務所の内装や引っ越しは、ただ業者に任せればいいというものではありません。
こちらから提案をして、費用などの相談をする必要があります。

調べてみると、内装業者や家具メーカーに関するやることはたくさんありました。
リストにまとめると、こちらの要求にあったレイアウトかの確認、スペースの配分チェック、
電話・OA機器移設・引っ越し作業などの調節、間仕切り・内装などの法規的要素チェック、
空調の確認、電源の位置確認、費用の確認などがあります。

他には工事スケジュールは無理がないか、企業イメージに合っているか、収納スペースは足りるか、
電気容量は十分か、家具・什器備品の発注に無駄はないかの確認をしておきましょう!

いよいよ事務所移転するタイミングになったら

いよいよ事務所移転するタイミングになったら、最終段階のやることリストをこなしましょう。
この段階になれば面倒な作業はないので、負担が少ないです。

移転前にやることは引っ越しの全体スケジュールを確認する、移転物品・残留物品・廃棄物のリスト
を作成する、梱包方法の確認、社内説明会の開催、最終レイアウトを現場で確認する、引っ越し
マニュアルの作成、廃棄物の処理方法、搬出・搬入方法の確認、社内への指示・作業の割り当ての
確認、鍵の受け渡しの確認です。

これらの工程を経て、事務所移転は完了します。
やることが膨大で、何から手を付けていいかわからなくなってしまうこともあるかと思いますが、
やることリストを段階別に作っておけば、混乱することはありません。
また事務所移転をするときに、提出しないといけない書類の確認もきちんとしておきましょう!

事務所移転で手間がかかるのは物件探し

事務所移転でやることは、ほとんどが自分のペースで進めることができます。
でも物件探しや業者探しは、条件によるので難航することが多いです。

特に物件探しは、てこずる傾向にあります。
個人宅でも条件はたくさんありますが、事務所だとさらに条件が多くなるからです。
物件探しのときにチェックしておきたい条件は、以下のものです。

広さ、間取り、立地、初期費用、駅からの徒歩時間、設備など…。
まず条件をできるだけ多くリストアップして、譲れるものから削っていくと理想的な物件を見つけ
やすいですよ。

最初から、「こんなに条件のいい物件は、どうせないから」と条件を減らしてリストアップすると、
事務所移転後にもっといい条件の物件を見つけてショックを受けることになりかねません。

家具のレイアウト図を作成するときのポイント

事務所の家具配置は、仕事の効率を左右する重要なものです。
手を抜いてしまうと、社員たちのモチベーションが下がってしまいます。

まずは事務所に必要なスペースを配置します。ワークスペース、会議室、社長室、休憩室などの
必要なスペースをリストアップして、もれなく書き込みましょう。家具の大きさをある程度考慮
して、適格かをチェックしてください。

また事務所で働く社員たちが動きやすいレイアウト図じゃないと、いけません。
一人当たりのスペースは3~5坪、移動するスペースも設けることを考えると4.5m~1.2mの通路は
確保しましょう。

会議室のスペースは4.5m~7mが最適といわれています。これ以上広いと会議をするときに、声が
聞こえないので意見を拾いにくくなります。

またレイアウト次第で家具を追加購入することになります。
机やイスなどの備品を購入したり、電話回線を増やしたりするのも検討しましょう。
また社員のモチベーションをあげるために壁紙を張り替えたり、床を張り替えたりすることもあります。
パーテーションなどを配置して、仕事をするときに気が散らないように配慮する必要もあります。

このように物件探しやレイアウトの設計には、コストの問題が大きくかかわってきます。
単純に引っ越し代や引っ越しの時に出るゴミの処分費などもあるから、予算内に収まるかを計算して
おきましょう。

事務所を移転するときの手続きあれこれ

事務所移転のときに、あれこれと手続きをしないといけません。
手続きの種類が多くて、手間がかかるので分散して少しづつこなしていきましょう。

事務所移転の手続きを調べてみると、オンラインでできるものが多かったです。
オンラインでできる移転前の手続きは郵便局への「郵便物届出変更届」、インターネット・電話回線、
移転後住所の会社のパンフレット、封筒、名刺、社判などの発注、事務用品購入サイトなどの登録変更。

移転後の手続きは年金事務所への「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届」、
労働基準監督署への「労働保険名称、所在地変更届」「労働保険関係成立届」「労働保険保険料申告書」
職業安定所「雇用保険事業所各種変更届」、銀行口座の手続き、クレジットカードの手続きです。

そして、オンラインでできない移転前の手続きは消防署への「防火・防振管理者選任(解任)届出書」、
防火対象物工事等計画届出書、消防計画作成(変更)届出書、防火対象物使用開始届出書です。

移転後の手続きは法務局への「本店移転登記」、税務局への「移動事項に関する届出」です。
他には設備や備品のリースの返却手続きを行いましょう。手続きの方法は、業者によって違います。

このようにオンラインでできる手続きがあるのですが、オンライン以外の手続きのほうが多いです。
手間がかかることには変わりないので、少しづつこなしていってくださいね。

提出書類は各機関の公式サイトで確認を

それぞれの手続きには必要な書類があります。
各機関の公式サイトに載っているので、確認をしておきましょう。

すべての手続きの必要書類を確認・リストアップして、用意をして、手続きをして、となると
本当に大変だし、ストレスもたまります。でも少しづつ済ませていけば、もれなく手続きでき
ます。

また手続き完了の確認はあなた一人では行わず、もう一人別の人に確認してもらいましょう。

オンラインで手続きできるものを先に済ませて、残っている手続きの数を早めに減らしていくと、
プレッシャーが減ります。手間がかかるものを先にやって、簡単なものを後にする順番をとる人が
多いですが、早く済むものはさっさと終わらせた方がすっきりするわよ。

またインターネットと電話の手続きは電話をひかり電話にすると、一括でできます。
フレッツ光の代理店サイトから申し込みをすると、簡単に済むし、高額なキャッシュバックを
もらうことができます。

キャッシュバックで事務所の備品を追加購入できたり、ごみの処分費が浮いたりするのでお得
ですね。エヌズカンパニーやアウンカンパニーなどの代理店が人気ですよ!

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