事務所移転

事務所移転のお知らせをメールでする方法

投稿日:

こんにちは、加奈子です。今回は事務所移転のお知らせをメールでしたい場合のマナーや
タイミングについてお話ししていくわ!

事務所移転のお知らせをもれなくするいい方法はメール

事務所移転をする場合に、仕事の取引先への連絡は必須です。
連絡漏れがあると、今後の仕事のチャンスを失いかねません。

また事務所移転のお知らせをしないのは、相手に対して失礼にあたります。
一緒に仕事をやっていく大切なパートナーであり、大切なお客様であることを相手に伝わるように
移転のお知らせは早めに丁寧に行いましょう。

事務所移転のお知らせをする場合は、メールが便利です。
相手が受け取ったメールの文章からそのまま電話番号や住所をコピーして、電話帳にペイストできる
からです。手紙やはがきのほうが丁寧な印象を与えますが、入力のことを考えるとメールのほうが
親切ですね。

移転のお知らせメールをするときは、普段のメールよりもマナーに気を配る必要があります。
またタイミングを間違えてしまうと、電話をかけたり書類を送ったりするときに相手が混乱して
しまうので、適切なタイミングで送りましょう!

事務所移転のお知らせメールをする場合

事務所移転のお知らせメールをする場合は、タイトルをわかりやすくしましょう。
「移転のお知らせ」や「移転のご挨拶」など、簡潔にまとめてください。

そして移転することになった挨拶と、「今度ともよろしくお願いいたします」という挨拶を
添えましょう。最後に新しい住所、電話番号、メールアドレス、移転日などをまとめて記入
してください。文章と連絡事項というふうに、はっきり分けるとわかりやすいです。

移転のお知らせは大切ですが、長文になってしまうと相手の仕事の手を止めることになります。
簡潔に挨拶と必用事項だけにして、正式な挨拶は会った時や電話などで済ませてください。

またメールを送るタイミングとしては、1か月前~2週間前。
あまりにも早いと移転を忘れてしまう可能性もあるので、気を付けましょう!

メールやFAXで送るのは相手に失礼?

メールやFAXなどの簡単なお知らせの方法では相手に失礼と思われてしまう可能性があります。
しかし、今は便利なメールで済ませることが多いです。

また「メールにて失礼いたします」や「直接お伺いしてお知らせできず、申し訳ありません」
などの一言が添えられていれば、相手に不快な思いをさせることはありません。
メールは一斉送信ができるし、相手もチェックを忘れにくいのでおすすめですよ。

はがきの場合の例文とメールの場合の例文

ここからは事務所移転のお知らせメールやはがきの具体的な例文を、紹介していきます。
相手への気遣いを忘れずに、大切なことを簡潔に伝えることを心がけるといいわよ。

まず調べてみるとはがきの場合は、こうした例文がありました。

「拝啓、〇〇の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、このたび平成〇年〇月〇日より左記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたので、
ご案内申し上げます。

社員一同、気持ちを新たに日ごろのご愛願に報いるべく専心努力いたしますので、
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。略儀ながら書中をもちまして
ご挨拶申し上げます。敬具」

その下に「平成〇年〇月〇日 吉日」と新住所、電話番号、株式会社名、代表取締役名を記入して
終わりです。また代表取締役名を最初に書いて、挨拶、連絡事項という順番もあります。

またFAXの場合は連絡事項を記入する前に行の中央に「記」と入力します。
はがきとFAXの場合は周辺地図を掲載しましょう。

メールの例文まとめ

そしてメールの場合の例文は、もっと簡潔でした。
さっと相手が読んで、内容を理解できるように配慮して作成しましょう。

「お取引様各位

平素よりご哀願いただき誠にありがとうございます。このたび弊社は、本社移転に伴い、下記へ
移転する運びとなりました。これを機に、社員一同さらに努力いたしますので、今後ともよろしく
お願いいたします。メールで恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます」

この下に新住所、新電話番号、移転日時を記入します。

メールで周辺地図を掲載したい場合は、GoogleMapのURLを張りましょう。
簡易的な地図よりも詳しい地図のほうが喜ばれます。
このようにはがきでもFAXでもメールでも、内容を確認しやすいし、地図もつけられるのです。

メールアドレスは記入しなくてもいい理由

事務所移転のお知らせにメールアドレスは、記入しなくても大丈夫です。
もちろん記入できることに越したことはないのですが、住所と電話番号だけでも問題ありません。

また連絡事項と同じくらいに欠けると困るのが、日頃のあいさつですね。
ビジネスでは相手への配慮が必要不可欠なので、日頃ご愛願いただいているお礼を伝えましょう。
また今後の関係の継続もお願いしておくと、取引先が移転後も連絡を取りやすいです。

また引っ越しで休む場合は、「○年〇月〇日~〇月〇日まで休業」というように記載しておいて
ください。まだ引っ越しの日程が決まっていない場合は、記載しなくて大丈夫です。
メールアドレスは引っ越す場所によって変更するかどうかが、違ってきます。
引っ越しの日程もギリギリになって決まることもあるので、無理に記入しなくてもいいのです。

それよりも事務所移転のお知らせがギリギリになってしまうことのほうが問題だから、「メール
アドレスが決まったらお知らせを…」と用意をしないほうがいいわね。

短い例文のほうが好感が持たれやすい場合も

礼儀正しく事務所移転のお知らせをしたほうが好感が持たれやすいですが、時期によっては必ず
そうというわけではありません。

事務所移転が集中する年度末(1月~3月)は、取引先も多くの会社から事務所移転のお知らせを
もらっています。そのタイミングで長文の丁寧なお知らせFAXをもらうと、手間がかかってしまいます。
年度末に移転をする場合は、簡潔な文章を心がけましょう!

探してみると、例えばこんな例文がありました。

「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転することになりました。
これを機にされに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。

今後とも、ご指導・ご支援のほどお願い申し上げます。

まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。

新住所、新電話番号、FAX番号、新事務所での営業開始日

株式会社〇〇、営業部△△、メールアドレス、サイトURL、旧電話番号・FAX」

これくらい簡易的な方が忙しい時期は、喜ばれます。
ただ年末年始や年度末ではない時期の場合は、もう少し長文な方がいいかもしれませんね。

移転お知らせは3行~5行にまとめて

事務所移転のお知らせを丁寧にしようとすると、ついつい長文になってしまいます。
でも長文になったとしても、5行までにしましょう。

あまりにも長文だと読むのに時間がかかってしまうし、連絡事項(新住所や新電話番号など)を
見落としてしまう可能性があります。ただ短すぎても失礼にあたるので、連絡事項前のあいさつ文
は3行~5行にまとめてください。

また移転の理由は必ずしも、相手に伝えないといけないわけではありません。
業務拡大などの前向きな理由の場合は、取引先も「業務が順調にいっているから、この会社とは
長い付き合いをしたほうがいいな」と思ってもらえるので、伝えたほうがいいですね。

でも逆に業務縮小の場合は伝えてしまうと、「経営が上手くいっていない」という印象を与えて
しまいます。すぐに取引中止になることはありませんが、関係性を再考されるきっかけになって
しまう可能性もあります。

移転理由を記載しない場合は、「移転後は社員一同さらなる精進を重ねて参ります」などの前向きな
言葉を添えると好印象よ。

はがきよりもメールはカジュアルな文章で

事務所移転のお知らせメールは、はがきよりもカジュアルな文章にしましょう。
また「略儀にて失礼いたします」と、簡易的なお知らせであることをお詫びしてください。

文章の書き方としてはがきでは最初のあいさつ文は、「皆様におかれましてはますますご清栄のこと
とお慶び申し上げます」や「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの相手の会社の
成功をたたえる言葉からはじめます。

一方メールでは「平素よりご愛願いただきありがとうございます」「いつもお世話になっております」
という自分の会社がお世話になっていることへのお礼から始まります。
メールではカジュアルな挨拶からでいいので、この言葉から始めるのが一般的です。

確執ある言葉であいさつをしたいならはがきで、カジュアルな言葉であいさつをしないなら
メールと使い分けるのもアリですね。会社の業務内容によっては、あまり格式がある文章だと、
印象が違ってみえてしまうこともあるので、業務内容にも合わせましょう!

取引を担当している相手にお知らせメールをしたい場合

事務所移転は基本的にはがきでするものですが、だんだんメールですることも多くなっています。
しかし、社長同士ではがきのやりとりをするだけでは、不安という場合もありますよね?

例えば、あなたが担当している取引先にあなたが直接連絡をしたい場合は、どうすればいいのでしょう
か?調べてみると、「移転挨拶状でもご案内させていただきましたが」と前置きをしてから、カジュアル
な文章で移転のお知らせをするといいそうです。

新住所や新電話番号なども文章の最後に添えて送ると、相手もわかりやすいです。
この場合も長すぎるあいさつ文にならないように、気を付けてくださいね。

また移転後にお知らせをしていなかったことに気が付いた場合は、「ご挨拶が遅れまして大変
申し訳ありません。先日弊社は事務所を移転いたしました」と、移転のお知らせをしましょう。
最後に、連絡事項を同じようにまとめて記入してください。

また移転後にインターネット環境がなかなか整わないと、連絡を忘れていてもメールをすることが
できません。移転が決まったら早めに申し込みをしましょう。
移転をする場合は、ついでにネット環境を見直すといいですね。

フレッツ光の代理店サイトから申し込みをすると、お得なキャッシュバックがあるからおすすめよ!
私は職場のネット環境を代理店サイトからの申し込みをして、50,000円以上のキャッシュバックを
もらいました。


法人向け・個人事業主向けキャッシュバックNo1




かなり良心的な会社で私もお世話になりました。




無用なオプションも付けなくていいですし、
ちゃんとキャッシュバックが翌月にもらえます。

いい加減な代理店でトラブルに合った同業者をみていたのでこちらにして正解でした。

ぜひしっかりとした代理店で契約てくださいね。




-事務所移転

Copyright© フレッツ光代理店のおすすめは高額キャッシュバックでない? , 2018 All Rights Reserved.